みなさん、こんちわ(｡-∀-｡)
育休期間の終わりが近づいており、仕事モードに切り替えていく必要があるこだっくです( ^ω^ )
今回は「仕事 タスク漏れ」で検索したあなたに、タスク漏れが発生しないための方法を伝授します！
目次
本記事の対象者と得られるもの
本記事では、以下のような方々に役に立ちます！
・仕事でやり忘れのタスクが多い
・タスク管理とは言っても、具体的にどのような管理表を作れば良いか分からない
・「あとどれくらいで終わる？」に答えられない
本記事を読むことで以下の内容が得られます！
・やり忘れになるタスクが激減する！
・具体的なタスク管理表の作り方が分かる！
・「あとどれくらいで終わる？」に答えられるようになる！
なぜタスク管理表が必要か
人は忘れる生き物だからです。
以下の記事において、1年目から活躍するための仕事術として、「タスク管理表を作れ！」と紹介しています。
上記記事の重要ポイントを抜粋しつつ、改めてタスク管理表の必要性を整理していきましょう。
タスクのやり忘れを防げるから
1日の中で発生するタスクは、業務のタスク、業務外のタスク、様々です。
例えば
・プロジェクトで使う資料の作成
・人事から提出を求めらている人事評価資料の作成
・突如かかってきた電話に対応したときに依頼された伝言
・同僚から頼まれている調査事項
・トラブルにより突然差し込まれた突発タスク
挙げ出すとキリがないのでこれくらいで(｡-∀-｡)
1日のうち、10個前後はタスクが増えたり、更新になったりするので、そのすべての途中経過を頭の中で覚えているのは不可能です。確実に忘れます。
後から上司に「あの件、どうなってる？」と聞かれ、「忘れてました」では済みません・・・汗
私もこれやって怒られた経験あります・・・泣
そんなときに、今回紹介するタスク管理表！
これを作ってからタスク漏れがなくなりました！
「あとどれくらいで終わる？」に答えられないから
みなさんは、上司から1回は聞かれたことあるでしょ？
「あとどれくらいで終わる？」
この言葉、怖くないですか？笑
ただ、自分に部下ができたときに分かりました！
上司は何も「あなたを急かしたいために言っているのではない」と。
上司は今の作業が終わったら、次に何を振ろうか考える必要があります。
あなたの手を止めないために(｡-∀-｡)
なので上司は、目安レベルで良いので大体の終わる時間を知っておきたいのです。
上司は次にあなたに振る作業を準備するために、あとどれくらいで終わるか知りたいのだ！
そんな時、「う〜ん、あとどれくらいで終わるか、予想がつきません・・・。」では、「コイツ使えないな」と思われてしまいます。
こうならないためにも、タスクを行う前に作業時間を見積もり、タスク管理表に記入するようにしましょう！
過去のタスクも振り返ることができるから
あなたは過去、どんなタスクがあって、どんなことを考えながらそのタスクに取り組んだのかを、1分以内で答えられますか？
日頃からタスク管理をしていないと、厳しいと思います。
「そんな場面あるの？」と思った人！
例えば
・日報、週報、月報などの報告書
・年度末の評価資料
・ミスってしまった時、再発防止のために当初の考えを振り返り
のように、あとからタスクを振り返る場面が普通にあります。
そんな時、頭の中にある記憶を辿って報告書を書いていては、「低品質の成果物だ・・・」と上司に思われてしまいます。
そこで、タスク管理表があれば、当時のタスクの情報も引き出せるし、どんな考えで、どれくらいの期限感で進めていたかも分かるというワケです！
タスク管理表の作り方
タスク管理表の必要性が分かったところで本題へ(｡-∀-｡)
Macの画面で説明するけど、Windowsの画面も似ているので着いてきてね！
STEP1：Excelでタスク管理表の列を作る
Excelなどの表計算ソフトを開き、タイトルと目的を書きましょう！
A1セル：タスク管理表
B1セル：タスク管理表を使う目的
「何のための資料なのか」を常に見えるところに書くことで、目的を見失わずに業務を遂行できる！
それでは以下の写真のように、3行目に必要な要素を並べていきましょう。
必要な要素の説明は以下のとおりです。
No：他タスクからの参照時に用いる番号。（例：No.1のタスクから派生したタスク）
発生日：タスクが発生した日
タスク：タスクの内容
自分の考え：自分がどう考えてそのタスクを実施したのか
ステータス：タスクがどういう状況なのか
予定(h)：そのタスクに何時間くらいかかるのか
実績(h)：そのタスクに何時間かかったのか
期限：いつまでに終わらせる必要があるのか
備考：メモ欄
ステータスは必須。
ステータスが完了でないタスクは残っていることを意味するため、タスクのやり忘れ防止に繋がる。
また、予定(h)の欄に、そのタスクを何時間くらいで終わらせるのかを書くことで、「あとどれくらいで終わる？」と聞かれた際も、とっさに回答できるようになる！
あなたの業務内容に合わせて、必要な要素があれば列を足してね！
STEP2：ROW関数を使ってNoを付与
「関数」という言葉にビビらないでください。
A4セルに「=ROW()-3」と入力するだけです。
「=ROW()」は現在の行番号（=4）を表す。そこから3を引けば、4-3=1で、No1になる！
STEP3：ステータス列に入る文言を制限する
当然ながら、E列のステータス欄は「未着手」だろうと「未完了」だろうと「着手前」だろうと好きな文字列で直接書ける状態です。
しかし、これでは以下の場面で困ってしまいます。
・「未着手」のタスクだけ表示させたいとき
・「未着手」のタスクが何件あるか集計したいとき
なので、決めておいた文字列しか入力できないようにしておくと便利です！
【手順】
1. 新しいシートを追加（シート名：リスト）
2. A1セルに「ステータス」と入力
3. A2セル以降に管理したいステータスを追加
これで、A2〜A6セルの5つのステータスを定義完了です。
管理するステータスの個数は5つ前後がオススメ！多すぎても管理しきれないよ！！
ここまで来れば、定義した5つのステータスのみ選択できるように制限するだけ！
タスク管理表のシートに戻って、以下の手順を実行してください！
手順1. E4セル〜E13セルまでを範囲選択する。
手順2. 「データ」タブの「入力規則」を選択する。
手順3. 「すべての値」が表示されている選択リスト項目があるので、「リスト」を選択する。
手順4. 「元の値」という項目が表示される。
同時に、セルが選択できる状態になっていることを確認してください。
手順5. 「リスト」シートに移り、A2セル〜A6セルを範囲指定する。
手順6. ステータス列には、定義した5つのステータスしか選択できないようになっていることを確認する。
STEP4：ステータスによって行の色を変える
タスクが溜まってくると、見づらくなってきます。
そんな時に行の色が違えば、視覚的に一発でステータスを認識しやすくなるのです！
例として、完了になったタスクはグレーアウトするように設定していきましょう！
手順1. 行の色を変えたいエリアを範囲指定する。
今回の例で言えば、A4セル〜J13セル。
手順2. 「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選択する。
手順3. 数式を使用して、ルールを追加する。
以下の通り設定しましょう。
・スタイル：クラシック
・数式を使用して、書式設定するセルを決定
・数式：=$E4=”完了”
・書式：ユーザー設定の書式…
※フォントは自動、塗りつぶしにグレーを設定
「=$E4=”完了”」は、E4セルが「完了」という文字列のとき
手順4. ステータスが完了の行だけがグレーアウトされていることを確認する。
今回の例では、タスクNo.2の行だけグレーアウトされている。
まとめ
- タスク管理表を作ることで、タスクのやり忘れを防ぐことができる。
- 着手前に予定時間を書くことで、「あとどれくらいで終わる？」に答えられるようになる。
- ROW関数を使って行が増えた時の自動採番を可能にする、
- データの入力規則設定をすることで、指定した文字列以外での入力を制限する。
- 条件付き書式設定をすることで、特定条件の時に、定義しておいたセル色にする。
